[Outlook] 아웃룩 빠른단계 기능으로 작업간소화하기

아웃룩의 빠른단계 기능에 대해 얘기하도록 하겠습니다. 메일을 받았을때 회신, 전달, 메일이동, 메일삭제 등 다양한 작업을 하곤 하는데요. 바쁜 나머지 회신만 하고 메일이동 혹은 삭제를 하지 않아 메일함이 제대로 정리되지 않는 경우가 많습니다. 또한 특정인에게 자주 메일을 보낼 경우 매번 수신인과 참조인을 새로 입력해야 해서 시간을 소비하게 됩니다.

빠른단계 기능은 위와 같은 일련의 동작들을 한꺼번에 혹은 사전에 설정한대로 실행하게 하여 절차를 간소화하여 시간을 절약하게 해줍니다.

 

빠른단계 기능

새 메세지(new message)

프로젝트에 따라 담당업무와 관련한 특정인과 자주 메일을 주고 받게 되는데요.

이런 경우 빠른 단계 기능을 이용하여 수신인과 참조인(숨은 참조 포함),

자주 사용하는 문구 등을설정할 수 있습니다.

새 빠른단계를 지정하기 위해서는 "새로 만들기" 혹은 "사용자 지정"을 선택합니다.

"동작"에서 "새 메세지"를 선택한 후,

"옵션 표시"를 클릭합니다.

여기서 수신인, 참조인(숨은참조), 플래그, 중요도, 텍스트 등

자주 사용하는 설정을 입력하도록 합니다.

그리고, 아래쪽의 "바로가기 키"를 설정합니다.

Ctrl + Shift + Num 으로 이루어진 단축키를 사용하여

지정한 빠른 단계를 간편하게 실행할 수 있습니다.

메일을 수신한 후 동작 설정

위에서는 새 메세지 작성에 대해서만 얘기를 했는데요.

이번에는 여러단계로 이루어진 작업에 대한 것입니다.

메일을 수신한 후 삭제, 이동, 회신, 전달 등

2개 이상의 작업을 연달아 하는 경우가 있는데요.

"작업 추가"를 클릭하여, 여러 단계의 작업을 연달아 수행하도록 설정이 가능합니다.

아래는 메일수신 후 정리를 위해 특정 폴더로 이동, 읽은 상태로 표시,

그리고 회신까지 3가지 동작을 지정했습니다.

(회신작업은 수신자, 참조인 등을 지정할 수 있습니다.)

이는 메일 수신후 위의 작업에 대해 할당된 단축키를 실행하면

위의 일련의 작업이 실행된다는 말이지요.

단축키

단축키는 Ctrl+Shift+1~9로 9개까지 지정 가능합니다.

더 많은 수의 빠른단계를 지정하는 것도 가능하지만,

9개 이내로 정리하여 그때 그때 수정해가면서 사용하는것이 좋을 것 같습니다.

비슷한 작업을 여러개 지정할 경우 혼동스러울수 있으니까요.^^

이상입니다.